Die bitkasten GmbH bietet Lösungen für nachhaltige und dialog-orientierte Digitalisierung an. Mit der Deutschen Bahn konnten sie einen großen Kunden gewinnen. Warum es sich für kleine Unternehmen lohnt, an große zu verkaufen, erklärt Christian Gericke, Geschäftsführer der bitkasten GmbH.
Die Deutsche Bahn nutzt das digitale Mitarbeiterarchiv der bitkasten GmbH, um keine analogen Briefe an die eigenen Mitarbeiter mehr verschicken zu müssen. Mit nur 25 Mitarbeitern hat sich die Firma gegen die Konkurrenz durchgesetzt. Der aus der Ausschreibung entstandene Zehnjahresvertrag ist auf 30 Millionen Euro dotiert.
Wie schaffen es kleine Unternehmen, an große Riesen zu verkaufen?
Weil die Bahn ein großes Unternehmen und ein öffentlicher Auftraggeber ist, musste der Auftrag europaweit ausgeschrieben werden, erklärt Gericke. Für die bitkasten GmbH sei das eine große Herausforderung gewesen. Hilfreich sei dabei gewesen, dass das Unternehmen schon vor der Ausschreibung bereits eine Geschäftsbeziehung mit der Deutschen Bahn eingegangen war. Die bitkasten GmbH sei schon als Pilotprozess installiert gewesen – ein Vorteil für die Bewerbung.
Aufwand vs. Risiko
An öffentlichen Ausschreibungen nehme die bitkasten GmbH selten teil, weil der Aufwand und das Risiko, die Ausschreibung nicht zu erhalten, hoch sind. Wenn man nicht in der frühen Phase der Ausschreibung dabei sei, bleibe nur die Möglichkeit, mit einem aggressiv niedrigen Preis reinzugehen. „Ich bezweifle, dass es dann eine wirklich tolle Kundenbeziehung wird“, meint Gericke.
Die Ausschreibung der Deutschen Bahn ist für die bitkasten GmbH eine Grenzerfahrung gewesen. Eine Mitarbeiterin sei gänzlich für die Bewerbung eingesetzt worden. Um teilzunehmen, musste die bitkasten GmbH nach der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 zertifiziert sein.
Durch diese Norm werden Prozesse im Betrieb optimiert und ein Qualitätsmanagement eingeführt. Innerhalb von sieben Wochen hat die bitkasten GmbH diese Zertifizierung erhalten. Grund für die schnelle Zertifizierung: „Wir haben auch vorher schon strukturiert gearbeitet und sind agil, aber nicht chaotisch“, sagt Gericke. Außerdem haben die schon vorher implementierten Prozesse im Unternehmen die Zertifizierung erleichtert. Mittlerweile hat das Unternehmen auch die ISO 27001 zertifiziert. Die Norm spezifiziert Anforderungen für die Implementierung von geeigneten Sicherheitsmechanismen und ist ein Informationssicherheitsmanagementsystem. Weitere Zertifizierungen sind schon in der Planung.
Mit der Idee überzeugen
Letztlich überzeugt hat die bitkasten GmbH mit der Idee hinter dem Produkt, erzählt Gericke. Cybersicherheit und Datenschutz haben bei Cloud-Lösungen natürlich einen hohen Stellenwert. In diesem Bereich hätte die bitkasten GmbH schon immer strikte Regularien. „Sonst hätten wir einen so großen Kunden wie die Deutsche Bahn natürlich nicht gewonnen“, schmunzelt er. Außerdem spiele auch die Wirtschaftlichkeit eine Rolle. Nachhaltigkeit sei Unternehmen zwar wichtig, sie dürfe aber nicht zu teuer sein.
Für den Partner mitdenken
Die Unternehmensgrößen der Deutschen Bahn und der bitkasten GmbH könnten nicht stärker variieren – ein Problem für die Zusammenarbeit stellt dies aber nicht dar. „Die Bahn schätzt sehr, dass wir für sie mitdenken.“ Dabei sei von Vorteil, dass Gerickes Mitarbeiter bereits Erfahrungen in großen Konzernen sammeln konnten. Ob großes oder kleines Unternehmen, „es ist immer ein Miteinander.“
Das Wichtigste, wenn man große Kunden akquiriere, sei, professionell zu arbeiten, sagt Gericke. Auch Zertifizierungen seien ein guter Weg, um die Qualität sicherzustellen. Immer mehr große Firmen würden auch mit kleineren Unternehmen zusammenarbeiten. Natürlich sei es aufwendig, sich auf eine Ausschreibung zu bewerben, „aber ich kann wirklich nur raten, das zu versuchen“, meint Gericke.